Как правильно делать акты сверки в Алматы
Для согласования платежей, отслеживания не оплаченных счетов и контроля долгов, ИП или юридические лица в городе Алматы составляют между собой акты сверки своих взаиморасчетов.
Акт сверки оформляется, если обе стороны договора согласны его подписать, то есть он носит необязательный характер, а рекомендательный. Но, невзирая на это в большинстве сфер экономики актами пользуются в Алматы большинство организаций и фирм, в различных направлениях деятельности.
Акты сверки используются для сверки данных для определенных договоров за конкретный промежуток времени: неделя, месяц или год (смотря, какая информация нужна и за какой период нужен анализ).
С помощью акта сверки можно найти и предъявить расхождения по оплаченным или неоплаченным счетам.
Выявленные задолженности или переплаты (в редких случаях) помогает договориться об уплате задолженности или об отгрузке товаров на переплаченную сумму.
Если при задолженности, сторона у которой этот долг обнаружен, отказывается его оплачивать, то к договору прикладываются акт сверки, счета-фактуры, накладные и передаются в суд.
Обратиться в Алматинский суд можно не позднее, чем 3 года с момента, когда была обнаружена задолженность, поэтому рекомендуется составлять такой акт сверки не реже 1 раза в год, а лучше каждый отчетный период.
Если же вы не обратитесь в суд в течение 3 лет, то должник может сослаться на срок давности, что он истек. Тогда суд будет на его стороне, и вы не сможете получить свои деньги или товары (в зависимости от ситуации).
Срок по такому делу может быть прерван. Для этого необходимо составить акт сверки и подписать его у обеих сторон, участвующих в поставке. От сюда начинаются новые три года для взыскания задолженности.
Акт сверки может запросить любая сторона, которая участвовала в договоре и была задействована при взаиморасчете. Составляет его бухгалтер, используя следующие документы:
1. Счета на оплату товаров или услуг.
2. Счета-фактуры.
3. Акты о выполненных работах.
4. Прочие документы.
Перед отправкой акт необходимо подписать главному бухгалтеру, руководителю или другому уполномоченному лицу. Такой документ будет иметь одинаковую юридическую силу, главное наличие доверенности у главного бухгалтера или у уполномоченного лица, которая необходима для подписи всех важных документов организации.
Для проверки нужно составить акт сверки по одной из следующих позиций:
1. По наименованию товара.
2. По артикулу товара.
3. По номеру договора.
4. По определенной поставке.
5. За определенный промежуток времени. Тут можно посмотреть на оплату различных фирм сразу.
Составлять акт следует после получения оплаты за товар, после подписания закрывающих документов или после поставки товара.
Так же акт сверки составляют при инвентаризации товаров и средств организации или фирмы. В основном после такой проверки обнаруживается недостача (кредиторская задолженность), реже излишек (дебиторская задолженность) товаров и средств. По окончанию инвентаризации составляется акт сверки и отправляется уполномоченному лицу для дальнейшего разбирательства.
Стандартной формы для акта нет, оформляется он в свободной форме или по шаблону, которая принята в организации.
Обычно в акте содержатся следующие данные:
- Вводная часть с указанием наименования, даты составления.
- Основная часть. С указанием назначения акта, реквизитов, таблиц, подписей, информации об оплате задолженности.
Распечатывается акт в двух экземплярах, подписывается обеими сторонами, и каждая сторона получает свой экземпляр с подписями и печатями.
При получении контрагент сверяет всю информацию и если расхождений нет и все указано правильно, то подписывает его. Свой экземпляр подписывает и оставляет у себя, а второй передает обратно.
Если данные указаны не верно, то предоставляет свой вариант акта сверки, со своими подписью и печатью.
Заверять документ печатью не обязательно с 2016 года, но лучше печать проставлять, так как в суде акт сверки без печати не действителен.
Для быстрого подписания акта второй стороной, укажите сроки в которые необходимо подписать акт и вернуть его обратно.